Un Sistema de Gestión de Contenidos (CMS) es una aplicación utilizada para crear, editar, gestionar y publicar contenido de forma organizada y coherente, permitiendo que se modifique, elimine y añada fácilmente.

Los sistemas de gestión de contenido (CMS) se utilizan con frecuencia para almacenar, gestionar y proporcionar documentación empresarial como noticias, artículos, manuales de operación, manuales técnicos, guías de ventas y folletos de marketing. El contenido puede incluir archivos informáticos, imágenes, audio, vídeo, documentos electrónicos y contenido web.

Un CMS se asemeja a la estructura básica de un sitio web (un esqueleto), con funcionalidades de usabilidad, visualización y administración ya disponibles. Es un sistema que permite la creación, el almacenamiento y la gestión dinámica de contenido a través de una interfaz accesible por internet.

Un CMS permite a una empresa tener total autonomía sobre el contenido y la evolución de su presencia online, eliminando la necesidad de asistencia de terceros o empresas especializadas para el mantenimiento rutinario. El principal objetivo de una empresa que opta por un CMS es agilizar el proceso de actualización de sus entornos web, permitiendo a los empleados actualizar directamente sus respectivas áreas de responsabilidad en los sitios web de internet e intranet.

Partiendo de esta experiencia y buscando la agilidad en las actualizaciones, los sistemas CMS de calidad no deberían requerir habilidades más allá de los conocimientos básicos de un editor de texto sencillo. Además, deberían permitir modificar la apariencia de un sitio web mediante el uso de temas. Estos temas son paquetes que incluyen imágenes y estilos de fuente que se pueden cambiar, duplicar y modificar fácilmente según las necesidades de cada sitio web. La apariencia de un sitio se modifica simplemente cambiando el tema que utiliza.

¿Elimina el uso de un sistema CMS la necesidad de profesionales de internet en una empresa? La respuesta es no. Ningún CMS del mercado, gratuito o de pago, elimina el rol de una persona responsable de su entorno, y especialmente de la creación de contenido. El término "profesionales de internet" es demasiado amplio para responder satisfactoriamente a esta pregunta. Podemos distinguir entre profesionales responsables de la tecnología, la infraestructura y el desarrollo de la herramienta, y profesionales responsables de la creación de contenido para internet. Ambos tipos de profesionales, incluso con la ayuda de empresas externas que prestan servicios, siempre serán necesarios, incluso al usar herramientas gratuitas. Un sistema de gestión de contenido requiere una infraestructura de alojamiento (servidores). Asimismo, un CMS requiere mantenimiento periódico para garantizar su evolución, actualizaciones y crecimiento futuro.

Además, no se implementan nuevos sitios web sin conocer la estructura de navegación, la estructura de la información, la organización del contenido y la reutilización de recursos. Este trabajo implica análisis de sistemas y un cierto nivel de conocimientos técnicos que permitirán la evolución, la calidad y el futuro de los proyectos de internet de una empresa.

Un CMS (Sistema de Gestión de Contenidos) funciona con la gestión de contenido. Esto no es posible sin un entorno estable, estructurado y organizado. Principales sistemas CMS gratuitos disponibles en el mercado: WordPress y Joomla!, dos de los sistemas de gestión de contenidos más populares, son sistemas de código abierto basados ​​en PHP. Ambos se utilizan para crear sitios web y portales. Otros ejemplos de CMS son Plone, Liferay y Drupal, donde la edición de contenido se realiza fácilmente directamente desde el sitio web y que también se pueden usar para la gestión de intranets. Joomla! también se usa ampliamente para intranets.