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Una taxonomía para empresas. Esa es la propuesta.
Una taxonomía, de forma muy sencilla, es un esquema de categorización. Se creó para organizar en categorías según un determinado esquema.
Entonces, ¿por qué es importante crear una taxonomía para mi empresa?
De nuevo, de forma muy sencilla, la creación de una taxonomía empresarial puede ayudar a todas las áreas de su empresa, pero principalmente a las relacionadas con el Marketing y el área Comercial.
Tengo la experiencia del uso de un esquema de categorías, una taxonomía, para organizar un proyecto de gestión de datos, uno para documentar la creación de personas y otra vez utilicé una taxonomía en el trabajo de inbound marketing.
Los problemas de su empresa y soluciones taxonómicas
Opté por organizar mi investigación en dos momentos:
- Describir los problemas que llevan a la necesidad de una taxonomía;
- Dar sugerencias de soluciones para cada uno de los problemas.
Y al final quiero que quien lea este artículo hasta el final sepa resolver alguno de estos problemas (y otros que encuentre) con la creación de una taxonomía para empresas.
Pasemos entonces a los problemas:
Exceso de datos, vacío informacional
Todos nosotros generamos más datos en un día que en décadas, décadas atrás.
A lo largo de las últimas décadas, la cantidad de datos generados ha crecido de forma exponencial. El surgimiento de Internet aumentó de forma abrupta la cantidad de datos producidos, y la popularización de la Internet de las cosas hizo que saliéramos de la era del terabyte al petabyte[1][2]. En 2015, entramos en la era de los zetabytes[3], y actualmente generamos más de 2,5 trillones de bytes diariamente[4].
Wikipedia
Estoy seguro de que en su empresa encuentra un escenario muy parecido a este: decenas, cientos de hojas de cálculo, documentos, archivos con datos de todas las fuentes y formas. Todo esto disperso en ordenadores, en la red, en sistemas diferentes. Este es el vacío informacional.
El problema es que para generar alguna información de esa cantidad de datos se necesita un esfuerzo gigantesco con poca garantía de éxito.
Falta de estándar y nomenclatura en documentos
Usando el mismo escenario anterior puedo afirmar que esos mismos documentos están dispersos en archivos de texto, formatos propietarios como los de Office, PDF y muchos otros. Todos incompatibles entre sí.
Además, la nomenclatura utilizada solo deja las cosas más confusas. Cosas como «documento-financiero-02″ y «finanzas doc-02082019» usados para el mismo contenido o incluso «informe-version-01», «informe_v03», que debían ser documentos secuenciales.
Esto dificulta mucho usar sistemas para tratar con esos datos de forma automatizada.
Recursos de búsqueda limitados
Los datos generan información. La información puede generar conocimiento. El conocimiento transforma su empresa. Pero ¿cómo hacer que este proceso ocurra si no consigue encontrar la información que necesita, en los datos que tiene?
La confusión creada por la falta de estandarización y organización de los datos genera un escenario de limitación en la búsqueda de información en esos mismos datos.
Desconocimiento informacional
La información es el nuevo oro.
Desconocer qué informaciones tiene escondidas en sus ordenadores es lo mismo que ser pobre y vivir sobre un terreno lleno de tesoros.
La falta de conocimiento informacional mata oportunidades de negocio.
Ausencia de terminología unificada entre áreas
En el departamento comercial, en la hoja de cálculo de resultados del trimestre leemos una columna llamada clientes, una ventas y otra beneficio.
En Marketing una hoja de cálculo también llamada resultados del trimestre, tenemos una columna llamada inscritos, una ventas y otra tasa de ventas.
Las dos hojas de cálculo tienen el mismo nombre, están relacionadas con el mismo periodo, pero usan términos completamente diferentes para los mismos datos.
La falta de estándar para los términos usados entre departamentos va a generar problemas serios a la hora de unificar los datos para generar información para toda la empresa.
Cultura organizacional
La cultura de su organización es el mayor obstáculo que va a necesitar superar para implementar cualquier proceso que cambie el día a día de la misma.
Sea cual sea el cambio, va a tener que cambiar la cultura. Peor aún si ese cambio es estructural, radical. Cuanto más innovador más va a tener que lidiar con la resistencia de quien ya se acostumbró al modo actual de hacer las cosas.
Un cambio de cultura le va a ayudar a beneficiarse de los datos, la información, usando técnicas como las taxonomías.
Falta de gobernanza
Un escenario muy común en las empresas es la falta de gobernanza, principalmente relacionada con los datos.
La Gobernanza de Datos es un sistema que permite la toma de decisiones respecto al acceso y el uso de determinadas informaciones. Siendo ejecutado por un modelo que usa métodos que definen en qué circunstancias ese acceso puede ser requerido.
Planificar y ejecutar la correcta gobernanza va a evitar problemas con la agilidad y la confianza, relacionadas con los datos y las informaciones.
Estructura abierta y alterada por todos los usuarios
Este punto está muy próximo al anterior. La falta de Gobernanza y una estructura demasiado abierta y sin control de acceso, permiso de escritura, generan los mismos problemas: falta de fiabilidad en las informaciones.
Si sus datos pueden ser alterados y sacados «del lugar» por cualquier persona, en cualquier momento, ¿cómo saber si todavía son fiables?
Descentralización de informaciones
Recordando lo que yo mismo dije más arriba, en este mismo artículo:
decenas, cientos de hojas de cálculo, documentos, archivos con datos de todas las fuentes y formas. Todo esto disperso en ordenadores, en la red, en sistemas diferentes.
¿Este es el escenario de su empresa?
Cambios en la empresa – Fusiones y Adquisiciones
Más complicado que una empresa que tiene varios silos de información, ambientes separados entre sitios es cuando dos empresas, con dos modelos completamente diferentes se juntan.
Entonces no hay forma: o una de las dos absorbe la estructura de la otra o es necesario planificación y un trabajo de medio plazo para organizar y normalizar sus informaciones.
Beneficios de la creación de taxonomías para su empresa
Conseguí enumerar 10 problemas relacionados con la falta de un esquema de categorización, es decir, de una taxonomía para su empresa.
Ahora voy a intentar hacer el trabajo más complejo: explicar XX beneficios del uso de taxonomías para su organización. ¿Vamos a ellos?
Estructura y organiza el conocimiento de las organizaciones
El uso de una taxonomía en su organización ayuda a estructurar y organizar el conocimiento de forma que todos los interesados puedan tener el acceso necesario, en el momento que lo necesiten, aumentando la eficiencia.
Una taxonomía, por ser una manera organizada de tratar con la necesidad de categorización de los datos y de la información, es una de las maneras más sencillas de resolver este problema.
Mejora la eficiencia organizacional y reduce costes
Los costes relacionados con la falta de organización de la información en su empresa necesitan ser calculados.
Su departamento financiero se asustaría con dos métricas: horas/empleado desperdiciadas con captura, tratamiento y categorización de datos y bajo retorno de las informaciones usadas, por falta de calidad de las mismas.
Las taxonomías bien estructuradas aumentan la eficiencia organizacional y reducen costes al aumentar la calidad de las informaciones, evitando errores y disminuyendo los costes relacionados con el uso de los datos en los negocios.
Estimula la Innovación
Crear una taxonomía para empresas estimula la innovación por el simple hecho de la claridad que aporta a los gestores sobre dónde encontrar la información correcta, su relación con otros datos, y qué significa cada parte de esa información.
La innovación es la acción o el acto de innovar, es decir, modificando antiguas costumbres, manías, legislaciones, procesos, etc.; efecto de renovación o creación de una novedad.
Modificar costumbres y procesos. Si quiere hacer eso va a necesitar saber muy bien dónde necesita hacer los cambios, conociendo el escenario actual con claridad.
Para hacer eso, puede contar con la ayuda de cuantas taxonomías sean necesarias.
Compartición a través de Búsqueda y Navegación
Los datos generan información.
La información genera conocimiento.
El conocimiento transforma su empresa.
Para organizar y cualificar la compartición de informaciones a través de herramientas que permiten el acceso rápido a ellas puede usar tanto taxonomías como ontologías.
Gestión del Conocimiento o Memoria Organizacional
Recuerde lo que dije arriba: El conocimiento transforma su empresa.
Para generar conocimiento y mantenerlo accesible y vivo es necesario hacer su gestión. Un proceso de gestión de conocimiento o la creación de una memoria organizacional solo es posible con la correcta organización, categorización y actualización de la información que generó ese conocimiento.
¿Y adivina quién le va a ayudar a hacer eso? Exactamente: ¡una taxonomía para su empresa!
Reutilización de la Información
Usted crea una taxonomía para su empresa. Organiza sus datos y las informaciones generadas. Crea un sistema que facilita la búsqueda y el uso de esas informaciones, generando conocimiento a través de esas informaciones.
Ahí está descrito el proceso de uso de la información a través de la creación de una taxonomía en su empresa.
Reduce términos duplicados
La ausencia de terminología unificada entre las áreas de su empresa genera un problema serio: el uso de dos o más términos para la misma cosa.
El ejemplo que di anteriormente, la confusión entre el departamento comercial y marketing, fue extraído de un caso real.
En esta empresa el uso de dos nombres para la misma métrica causó un perjuicio grande por la falta de alineación entre los departamentos, perjudicando una acción conjunta entre ellos.
Si hubiera habido una taxonomía que normalizara esos términos, esto podría haberse evitado.
Refleja las necesidades de información
Uno de los efectos de crear una id=»urn:enhancement-52″ class=»textannotation disambiguated wl-thing» itemid=»http://data.wordlift.io/wl0221/entity/taxonomia__trashed»>taxonomía dentro de una organización es tener una visión muy clara de los datos que tenemos y principalmente cuando no tenemos los datos.
Cuando empezamos a mapear los datos y las informaciones disponibles, organizando y categorizando lo que encontramos, tenemos la claridad de lo que falta. Y con eso entendemos la necesidad de información, reflejada en la taxonomía que creamos.
Posibilita una visión sistémica
Una visión sistémica, es exactamente eso lo que se crea con el proceso que describí arriba. Con el uso de una taxonomía su organización consigue dar soporte a los procesos con mayor comprensión del todo.
Machine learning, Chatbot
Innovación. Futuro.
Nuevas tecnologías como el Machine Learning, los Chatbots lincement-1″ class=»textannotation»>tratan con un gran volumen de datos que necesitan estar organizados y bien estructurados para funcionar a su máxima potencia.
Crear grafos de conocimiento, ontologías y taxonomías para los datos usados por ellos va a estructurar y facilitar el trabajo de los desarrolladores de esas tecnologías en su empresa.
Ahora que le he convencido de que su empresa necesita una taxonomía (espero haberlo conseguido) necesito mostrarle cómo crear una taxonomía. Para eso le voy a indicar un curso: Taxonomía Corporativa y Glosario de Negocios de Renata Land.
¿Cómo usar una taxonomía para resolver los problemas de su empresa?
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